Eine Sanierung, die vor achtzehn Monaten in der Eigentümerversammlung beschlossen wurde, und immer noch kein Gerüst in Sicht. Der Verwalter beruft sich auf Verzögerungen bei den Kostenvoranschlägen, der Verwaltungsrat fordert einen Zeitplan, die Eigentümer werden ungeduldig. Diese Situation, die in der Verwaltung von Gemeinschaftsarbeiten alltäglich ist, offenbart ein konkretes Problem: Zwischen der Abstimmung und der Abnahme des Projekts weiß niemand, wer was verfolgt und wie.
Arbeitsfonds und PPT: der finanzielle Rahmen, der die Nachverfolgung bestimmt
Bevor man über das Projekt spricht, spricht man über Geld. Der mehrjährige Arbeitsplan (PPT) betrifft nunmehr die Wohnanlagen mit 50 Einheiten oder weniger, sobald das Gebäude älter als 15 Jahre ist, es sei denn, eine umfassende technische Diagnose zeigt innerhalb von zehn Jahren keinen Bedarf an Arbeiten. Der Zeitrahmen wurde 2023 und 2024 schrittweise auf große Eigentümergemeinschaften ausgeweitet.
Ein oft missverstandener Punkt: Das PPT-Projekt ist kein obligatorisches Arbeitsprogramm. Es wird erst nach vollständiger oder teilweiser Annahme durch die Eigentümerversammlung verbindlich. Das Studien-Dokument identifiziert und priorisiert die Bedürfnisse, während der angenommene Plan als operative Referenz für den Zeitrahmen, die Mittelabrufe und die Finanzierung dient.
Die Annahme des PPT ändert auch den Mindestbeitrag zum Arbeitsfonds. Der Beitrag muss dann gleichzeitig zwei Mindestbeträge einhalten: 5 % des voraussichtlichen Budgets und 2,5 % der im Plan vorgesehenen Arbeiten, wobei der höhere Betrag berücksichtigt wird. Man kann die Arbeiten auf Alias Immo einsehen, um zu visualisieren, wie sich diese Verpflichtungen konkret in der Nachverfolgung eines Gebäudes niederschlagen.
Dieser Fonds muss auf einem separaten, verzinsten Konto im Namen der Eigentümergemeinschaft angelegt werden. Der Verwalter darf dieses Konto nicht mit der laufenden Kasse zusammenlegen. Wenn Ihre Abrechnung nicht klar zwischen dem Arbeitsfonds und dem voraussichtlichen Budget unterscheidet, ist das ein Warnsignal.
Nachverfolgung der Baustelle in der Eigentümergemeinschaft: Wer macht was zwischen Verwalter und Verwaltungsrat
Der Verwalter unterzeichnet den Vertrag mit dem ausgewählten Unternehmen, zahlt die Anzahlung gemäß den Modalitäten des Kostenvoranschlags und überwacht die Ausführung bis zur Abnahme. Auf dem Papier ist das klar. In der Praxis variieren die Rückmeldungen jedoch stark je nach Größe des Büros und der Komplexität des Projekts.
Kleine Arbeiten: Der Verwalter kann alleine agieren
Streichen der Gemeinschaftsbereiche, Austausch einer Gegensprechanlage, Reparatur der Garagentür: Für diese gängigen Eingriffe verfügt der Verwalter in der Regel über ausreichende technische Kompetenzen. Er vergleicht die Kostenvoranschläge, gibt die Bestellung auf und überprüft die Konformität bei der Lieferung.
Große Arbeiten: Externe Projektleitung wird notwendig
Fassadensanierung, Dachsanierung, umfassende energetische Renovierung: Bei diesen Projekten ist der Verwalter nicht dafür zuständig, die technische Nachverfolgung zu gewährleisten. In diesem Fall wird ein Projektleiter (Architekt, Ingenieurbüro) beauftragt, dessen Aufgabe die Erstellung des Lastenhefts, die Analyse der Angebote, die Überprüfung der Konformität während der Bauarbeiten und die Unterstützung bei der Abnahme umfasst.
Der Verwaltungsrat spielt eine Vermittlerrolle. Er hat keine Entscheidungsgewalt über das Projekt, kann jedoch regelmäßige Berichte verlangen, an Baustellenbesprechungen teilnehmen und Abweichungen dem Verwalter melden. Wenn diese Vermittlung funktioniert, werden Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen frühzeitig erkannt.
- Der Verwalter kümmert sich um die administrativen und finanziellen Aspekte: Vertrag, Mittelabrufe, Zahlung der Baufortschritte, Abschluss der Bauherrenhaftpflichtversicherung, falls erforderlich.
- Der Projektleiter kümmert sich um die technischen Aspekte: Einhaltung des Lastenhefts, Koordination der Unternehmen, Überprüfung der Ausführungsqualität.
- Der Verwaltungsrat sorgt für die Verbindung zwischen Eigentümern und Fachleuten: Informationsweitergabe, Meldung von Störungen, Teilnahme an Baustellenbesichtigungen.
Abnahme der Arbeiten in der Eigentümergemeinschaft: die zu formulierenden Vorbehalte
Die Abnahme ist der Akt, durch den die Eigentümergemeinschaft die Arbeiten akzeptiert, mit oder ohne Vorbehalte. Es ist ein entscheidender Moment, da er die gesetzlichen Garantien (vollständige Ausführung, zweijährige, zehnjährige Garantie) auslöst.
Die Unterzeichnung eines Abnahmeprotokolls ohne Vorbehalt schließt die Garantie für die vollständige Ausführung bei sichtbaren Mängeln am Tag der Besichtigung aus. Man kann nicht genug betonen: Ein Eigentümer oder ein Mitglied des Verwaltungsrats, das bei der Abnahme anwesend ist, muss jede Abweichung, auch geringfügige, wie Risse in der Farbe, fehlende Fugen oder schlecht ausgeführte Anschlüsse, notieren.
Der Verwalter nimmt an der Abnahme teil und äußert gegebenenfalls Vorbehalte. Wenn ein Projektleiter beauftragt wurde, erstellt er das Protokoll und listet die Punkte auf, die nachgebessert werden müssen. Das Unternehmen hat dann eine Frist, um diese Vorbehalte auszuräumen, andernfalls bleibt der Rest der Rechnung einbehalten.
Abstimmung über die Arbeiten in der Eigentümerversammlung: die Mehrheitsregeln, die zu beachten sind
Nicht alle Arbeiten werden auf die gleiche Weise abgestimmt. Die Mehrheitsregel hängt von der Art des Eingriffs ab.
- Einfache Mehrheit (Artikel 24): laufende Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten, Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderungen, Arbeiten, die gesetzlich vorgeschrieben sind.
- Absolute Mehrheit (Artikel 25): Verbesserungsarbeiten (Aufzug, Codeschloss, Dämmung), Ernennung eines Projektleiters, Genehmigung von privaten Arbeiten, die die Gemeinschaftsbereiche betreffen.
- Doppelte Mehrheit (Artikel 26): Arbeiten, die eine Veränderung oder Ergänzung der Gemeinschaftsbereiche zur Folge haben, Änderung der Gemeinschaftsordnung in Bezug auf die Nutzung der Gemeinschaftsbereiche.
Ein Punkt, den man im Auge behalten sollte: Wenn die absolute Mehrheit nicht erreicht wird, das Projekt jedoch mindestens ein Drittel der Stimmen erhält, kann in derselben Versammlung eine zweite Abstimmung mit einfacher Mehrheit organisiert werden. Dieser gesetzlich vorgesehene Übergangsmechanismus ermöglicht es, Projekte, die knapp scheitern, zu realisieren.
Die effektive Nachverfolgung der Arbeiten in der Eigentümergemeinschaft beschränkt sich nicht auf die Baustelle selbst. Sie beginnt mit der Bildung eines angemessen dotierten Fonds, geht über eine klare Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen Verwalter, Projektleiter und Verwaltungsrat und setzt sich lange nach Abschluss der Arbeiten mit der Verwaltung der Vorbehalte und Garantien fort. Ein gut verfasstes Abnahmeprotokoll schützt die Eigentümergemeinschaft für zehn Jahre.
